Contexte:

• Le Service des Inscriptions a pour mission principale d’accueillir et d’informer les étudiants. Il a en charge la gestion administrative des admissions, inscriptions et réinscriptions, et ce, dans le respect des dispositions légales et réglementaires.
• Dans ce contexte, la personne sélectionnée assistera la responsable du SI dans la gestion quotidienne du service.
• Cette fonction s’articulera principalement autour des missions reprises ci-dessous.

Mission 1:

Gestion administrative courante :

• Accueil du public et téléphonique
• Courrier
• Tenue des agendas de la direction
• Organisation de réunions
• Rédaction de PV dans le cadre des réunions organisées par le service
• Encodage divers
• Gestion de dossiers d’inscriptions tardives et de fraudes, en coll. avec la hiérarchie

Mission 2:

Suivi de la comptabilité du service :

• Vérification et gestion des dépenses
• Analyse budgétaire

Mission 3:

Gestion des stocks et des travaux, commandes aux fournisseurs et entrepreneurs

Mission 4:

Gestion des jobistes :

• Recrutement via Job Teaser
• Contrats SAP
• Vérification et envoi des prestations via SAP

​Mission 5:

Organisation d’événements auxquels le service participe (liste non exhaustive) :

• Préparation campagne d’inscription (prépa hall, matériel jobistes, réservation locaux)
• Teambuilding
• JPO, SIMA, MIPFE, etc
• Lunch annuel, BBQ

Profil:

• Être titulaire au maximum d’un Bachelier utile à la fonction (sciences administratives, assistanat de direction…) et pouvoir justifier d’une expérience professionnelle pertinente d’au moins 2 ans et demi.
• Les candidatures présentant un niveau de diplôme supérieur à celui d’un Bachelier ne seront pas retenues.

Compétences générales:

• Parfaite connaissance orale et écrite du français
• Très bonne connaissance des outils bureautiques de la suite Office
• Très bonne connaissance de l’anglais (niveau C1)
• La connaissance d’une autre langue est un atout.
• Connaissances en comptabilité

Connaissances et compétences spécifiques:

• La connaissance d’un ERP (SAP…) est un atout.

Qualités requises:

• Autonomie, proactivité
• Rigueur et méthode
• Sens de l’organisation et excellente gestion des priorités
• Sens du contact et de la communication, tact et diplomatie

Politique d’égalité des chances:

• La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
• Nous recrutons les candidats.es en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
• Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
• Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l’occuper est disponible sur demande.​

Décision administrative