Le Département Enseignement – Service des inscriptions – recrute: Un.e assistant.e administratif.ve pour un CDI à temps plein

Le Département Enseignement – Service des inscriptions – recrute: Un.e assistant.e administratif.ve pour un CDI à temps plein

Contexte:

  • Le Service des Inscriptions a pour mission principale d’accueillir et d’informer les étudiants. Il a en charge la gestion administrative des admissions, inscriptions et réinscriptions, et ce, dans le respect des dispositions légales et réglementaires.
  • Dans ce contexte, la personne sélectionnée assistera la responsable du SI dans la gestion quotidienne du service.
  • Cette fonction s’articulera principalement autour des missions reprises ci-dessous.

Mission 1:

Gestion administrative courante :

  • Accueil du public et téléphonique
  • Courrier
  • Tenue des agendas de la direction
  • Organisation de réunions
  • Rédaction de PV dans le cadre des réunions organisées par le service
  • Encodage divers
  • Gestion de dossiers d’inscriptions tardives et de fraudes, en coll. avec la hiérarchie

Mission 2:

Suivi de la comptabilité du service :

  • Vérification et gestion des dépenses
  • Analyse budgétaire

Mission 3:

Gestion des stocks et des travaux, commandes aux fournisseurs et entrepreneurs

Mission 4:

Gestion des jobistes :

  • Recrutement via Job Teaser
  • Contrats SAP
  • Vérification et envoi des prestations via SAP

​Mission 5:

Organisation d’événements auxquels le service participe (liste non exhaustive) :

  • Préparation campagne d’inscription (prépa hall, matériel jobistes, réservation locaux)
  • Teambuilding
  • JPO, SIMA, MIPFE, etc
  • Lunch annuel, BBQ

Profil:

  • Être titulaire au maximum d’un Bachelier utile à la fonction (sciences administratives, assistanat de direction…) et pouvoir justifier d’une expérience professionnelle pertinente d’au moins 2 ans et demi.
  • Les candidatures présentant un niveau de diplôme supérieur à celui d’un Bachelier ne seront pas retenues.

Compétences générales:

  • Parfaite connaissance orale et écrite du français
  • Très bonne connaissance des outils bureautiques de la suite Office
  • Très bonne connaissance de l’anglais (niveau C1)
  • La connaissance d’une autre langue est un atout.
  • Connaissances en comptabilité

Connaissances et compétences spécifiques:

  • La connaissance d’un ERP (SAP…) est un atout.

Qualités requises:

  • Autonomie, proactivité
  • Rigueur et méthode
  • Sens de l’organisation et excellente gestion des priorités
  • Sens du contact et de la communication, tact et diplomatie

Politique d’égalité des chances:

  • La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
  • Nous recrutons les candidats.es en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
  • Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
  • Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l’occuper est disponible sur demande.​

Décision administrative

Type contrat : CDI – statut équivalent Temps de travail : Temps plein
Campus : Solbosch Date de parution : 18/01/2021
Date limite de réception : 17/02/2021 [Référence 2021/09]

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Yves Bassambi

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