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L’École de Santé Publique – Administration facultaire – recrute: Un.e assistant.e administratif.ve en CDI à temps plein

18 mai 2020Yves Bassambi0 Comments

Filed UnderOffres d'emploi

Contexte:

  • L’École de Santé Publique est une entité d’enseignement et de recherche indépendante des facultés située sur le campus hospitalo-facultaire d’Erasme.
  • Placé.e sous la responsabilité immédiate de la directrice du département de l’administration facultaire, il/elle sera en charge des missions reprises ci-dessous.

Mission 1 : Secrétariat de direction

  • La gestion financière des comptes de fonctionnement des Centres
  • Planification de l’agenda des activités
  • L’organisation de réunions administratives et leur suivi
  • La gestion quotidienne du courrier
  • L’accueil téléphonique
  • La gestion des fournitures
  • La gestion de la communication « recherche » des Centres en interne avec les membres de chaque Centre et vers l’extérieur en général

Mission 2 : Soutien à l’enseignement

  • Fournir l’appui administratif nécessaire pour l’organisation des cours, examens et visites de copie pour les membres du corps enseignant appartenant au centre.
  • Mission d’accueil des étudiants, des professeurs, des visiteurs.
  • Informations aux étudiants et aide technique au corps enseignant
  • Surveillance d’examens pendant les sessions

Mission 3: Soutien à la recherche

L’appui administratif aux chercheurs dans le cadre de programmes de recherche collectifs et de leurs activités scientifiques liés aux axes de recherche des Centres. Cela comprend notamment (liste non exhaustive):

  • La gestion administrative de contrats de recherche financés par des institutions de recherche nationales, européennes et internationales.
  • L’organisation des aspects logistiques des séjours professionnels (billets, logement, remboursement, etc.)
  • Le support logistique et administratif pour l’organisation d’événements développés (Par exemple : organisation d’un colloque, des conférences, mise au vert, etc.)

Profil:

  • Être titulaire d’un bachelier/graduat dans un domaine utile à la fonction (gestion administrative, assistanat de direction, sciences du travail, …)
  • Les candidatures dont le diplôme est supérieur à celui d’un bachelier ne pourront pas être prises en considération.
  • Une première expérience dans une fonction similaire constitue un atout.

Connaissances et compétences générales:

  • Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel et Powerpoint)
  • Maîtrise du français (C1 minimum à l’oral, C2 souhaitable à la lecture)
  • Très bonne connaissance de l’anglais (B2 minimum à l’oral, C1 souhaitable à la lecture)
  • Une connaissance du Néerlandais peut constituer un atout.

​Connaissances et compétences spécifiques:

  • Une connaissance de l’ULB et de son fonctionnement constitue un atout.
  • Une formation ou expérience en comptabilité constitue un atout.
  • Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur subventionné constitue un atout.

Qualités:

  • Bonne communication et esprit d’équipe
  • Bonne gestion du temps et capacité d’analyser et de traiter les priorités
  • Capacité à organiser sa mission de façon autonome
  • Engagement personnel, disponibilité et flexibilité
  • Rigueur et respect des échéances
  • Capacité d’adaptation (les missions de l’Ecole sont régulièrement en évolution)
  • Prise d’initiatives et sens des responsabilités

Politique d’égalité des chances:

  • La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
  • Nous recrutons les candidats.es en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
  • Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
  • Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l’occuper est disponible sur demande.

Décision administrative

POSTULER (en cliquant ici)

Type contrat : CDI – statut équivalent Temps de travail : Temps plein
Campus : Erasme Date de parution : 05/05/2020
Date limite de réception : 05/06/2020 [Référence 2020/50]