Contexte:

• La Faculté des Sciences est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes. Elle propose 9 bacheliers, 18 masters, 2 masters de spécialisation, 7 programmes d’agrégations de l’enseignement secondaire supérieur (AESS), 8 CAPAES (programmes de formation des enseignants du supérieur non universitaire), à près de 3200 étudiants. Elle encadre également les travaux de thèses d’environ 500 doctorants. Elle est située sur plusieurs campus (Solbosch, Plaine, Gosselies, Charleroi Ville Haute). Les personnels de la Faculté sont considérables : 170 académiques temps plein, 105 académiques temps partiel, 49 assistants, 27 assistants chargés d’exercices, 171 membres de personnels ATGS (administratifs, techniques et de gestion).
• Dans ce cadre, les tâches du décanat visent à accueillir et suivre ses étudiants, à leur proposer des programmes pertinents, les promouvoir, les organiser mais aussi à gérer les ressources dont elle dispose pour assurer les missions de la Faculté en termes d’enseignement, de recherche et de services à la communauté. Le Décanat veille à la bonne gestion du tout sous la direction du Doyen ou de la Doyenne élu.e.
• La Directrice de l’administration facultaire qui sera la supérieure hiérarchique de l’agent.e assurera la répartition des tâches au sein d’une équipe d’un peu plus de 10 personnes. L’agent.e pourra se voir proposer un aménagement de ses tâches et de nouvelles tâches en fonction de l’évolution des missions au sein du Décanat.

Fonction:

Contribution aux différentes missions du Secrétariat étudiants de l’Administration facultaire :

• Accueil des étudiants, information et communication aux étudiants (y compris via le portail MonULB)
• Horaires des cours et des examens écrits et oraux, réservations d’auditoires y compris pour les activités extracurriculaires
• Tout au long de l’année académique, gestion et suivis administratifs du cursus des étudiants inscrits en faculté des Sciences (10 programmes de Bacheliers, 18 masters, 2 masters complémentaires, les programmes d’agrégation de l’enseignement supérieur et de CAPAES), y compris la gestion et les suivis des délibérations
• Participation à l’organisation de la proclamation annuelle des diplômés de 2e et 3e cycles

Une réorganisation concertée des différentes missions est toujours possible.

Profil:

• Être titulaire d’un bachelier (graduat 3 ans) ou d’un diplôme d’humanités supérieures avec expérience utile à la fonction
• Les candidatures présentant un niveau de diplôme supérieur à celui d’un bachelier ne pourront pas être prises en compte.

Connaissances et compétences requises:

• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office), pratique et maîtrise d’une base de données et connaissance avancée d’Excel
• Capacité à se former constamment aux exigences et aux règles régissant l’enseignement supérieur, aux outils de gestion Enseignement, horaires et locaux de l’ULB et au fonctionnement de l’Institution et de la Faculté
• Très bonne connaissance du français, écrit et parlé (minimum C1)
• La maîtrise de l’anglais écrit et oral (minimum B2) sera considérée comme un atout.
• La connaissance de l’Université est un atout.

Qualités requises:

• Proactivité, initiative pour la résolution de problèmes et sens de l’organisation sont indispensables à cette fonction.
• Rigueur
• Autonomie
• Curiosité et capacité d’adaptation notamment vis à vis de nouveaux outils informatiques
• Résistance au stress, capacité à gérer de multiples tâches de façon simultanée, flexibilité
• Sens du travail en équipe et aisance en termes de communication
• Diplomatie, tact et assertivité

Politique d’égalité des chances :

• La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
• Nous recrutons les candidats.es en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
• Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
• Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l’occuper est disponible sur demande.

Type contrat : CDI – statut équivalent		Temps de travail : Temps plein
Campus : Plaine		Date de parution : 10/08/2020
Date limite de réception : 09/09/2020		[Référence 2020/64]

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